이 글의 핵심
- 쉬운 표현으로 바꿀 범위와 유지할 사실을 구분합니다.
- 숫자·장소·예외 조건을 원문과 하나씩 대조합니다.
- 최종 안내의 책임은 원문을 확인하는 사람에게 있습니다.
01. 쉽게 쓰기와 짧게 쓰기는 다릅니다
안내문이 어렵게 느껴질 때는 문장의 길이보다 누가 무엇을 해야 하는지가 불분명한 경우가 많습니다. “사전 등록을 완료하여야 하며”를 “미리 등록해 주세요”로 바꾸면 행동이 잘 보입니다. 반면 중요한 예외를 없애 버리면 문장은 짧아져도 안내는 틀려집니다. AI에는 쉬운 표현과 사실 유지라는 두 조건을 함께 요청하는 편이 좋습니다.
이번 실습에서는 시설 이용을 위한 온라인 등록 안내를 사용했습니다. 결과는 등록 방법, 초청자 예외, 모이는 장소의 세 문단으로 나뉘었습니다. 원문을 모르는 사람이 읽더라도 필요한 행동을 찾기 쉬웠지만, 그것만으로 정확성이 보장되는 것은 아닙니다. 읽기 쉬운지와 사실이 같은지는 별도로 검사해야 합니다.
이렇게 질문해 보세요: “아래 안내문을 처음 방문하는 사람도 이해할 수 있게 쉬운 말로 바꾸세요. 시간·장소·예외 조건을 유지하고 없는 사실은 추가하지 마세요.”
02. 가상 원문에서 고정할 정보를 먼저 찾기
원문은 “시설 이용자는 매주 화요일 18시 이전까지 온라인으로 사전 등록을 완료하여야 하며, 등록 미완료 시 입장이 제한됩니다. 다만 사전 승인된 초청자는 현장 확인 후 입장할 수 있습니다. 집결지는 본관 1층 안내 데스크입니다.”입니다. 운영 중인 시설의 실제 공지가 아니라 이 글을 위한 가상 자료입니다.
바꾸지 않을 정보는 매주 화요일, 18시 이전, 온라인 등록, 미등록 시 입장 제한, 사전 승인된 초청자, 현장 확인, 본관 1층 안내 데스크입니다. 먼저 이렇게 목록을 만들면 결과가 자연스럽다는 이유로 빠진 조건을 놓치는 일을 줄일 수 있습니다. 이번에는 파일이나 개인정보를 업로드하지 않고 텍스트만 입력했습니다.
03. 독자와 수정 범위를 지정해 요청하기
ChatGPT 입력창에 처음 방문하는 사람이 독자라고 적고, 쉬운 말로 바꾸어 달라고 요청합니다. 이어 시간·장소·예외를 유지하고 없는 사실을 추가하지 말라는 문장을 넣은 뒤 원문을 붙입니다. 생성이 끝나면 바로 복사하지 말고 원문의 고정 정보 목록을 옆에 두고 읽습니다.
독자를 지정하는 것은 설명 수준을 정하는 데 도움이 됩니다. 다만 “초등학생도 이해하게” 같은 요청이 전문적인 조건 자체를 삭제해도 된다는 뜻은 아닙니다. 어려운 용어에 쉬운 풀이를 붙일 수는 있어도 대상자나 신청 방법을 임의로 바꾸면 안 됩니다. 전화번호나 담당 부서가 원문에 없다면 AI가 만든 정보도 안내에 추가하지 않습니다.
04. 실제 응답에서 시간과 예외 대조하기
화면에서는 “매주 화요일 오후 6시 전까지 온라인으로 미리 등록해 주세요”라고 바뀌었습니다. 18시가 오후 6시로 풀렸고 “전까지”라는 마감 관계가 유지됐습니다. “등록을 하지 않으면 입장이 제한됩니다”라는 결과도 원문의 조건과 같았습니다. 단순히 화요일이라고만 줄이거나 오후 6시 이후로 뒤집히지 않았는지 확인하는 것이 핵심입니다.
초청자 부분은 “미리 승인을 받은 초청자는 현장에서 확인한 후 입장할 수 있습니다”로 나왔습니다. 모든 방문자가 현장에서 등록할 수 있다는 의미로 넓어지지 않았습니다. 모이는 곳도 본관 1층 안내 데스크로 유지됐습니다. 실제 게시 전에는 날짜가 포함된 최신 공지와 다시 대조해야 하며, 이번 실습은 현장의 운영 규정을 검증한 것이 아닙니다.
05. 게시 전 마지막 검수와 실패 대응
먼저 숫자와 장소를 확인한 다음, “다만”, “이 경우”, “승인된 사람만”처럼 범위를 제한하는 표현을 읽습니다. 이 연결어는 길이를 줄일 때 가장 쉽게 사라지는 부분입니다. 누락을 발견하면 “초청자 예외를 원문과 동일하게 복원해 줘”처럼 수정할 부분을 명시하세요. 수정된 응답도 다시 대조해야 합니다.
안내문을 배포할 때는 AI가 덧붙인 인사나 후속 제안까지 그대로 붙이지 않습니다. 실제 응답 끝에도 다른 문체로 바꿔 줄 수 있다는 제안이 있었지만, 시설 공지의 내용은 아닙니다. 출력 전체와 게시할 본문을 구분하고 운영자가 승인한 내용만 옮기세요. 계약이나 안전 안내처럼 표현 하나의 의미가 중요한 문서는 쉬운 말 초안을 만들었더라도 담당자의 검토를 생략하지 않는 것이 좋습니다.
마지막으로 기억할 것
- 쉬운 표현으로 바꿀 범위와 유지할 사실을 구분합니다.
- 숫자·장소·예외 조건을 원문과 하나씩 대조합니다.
- 최종 안내의 책임은 원문을 확인하는 사람에게 있습니다.
출처: 공식 자료·실습 출처 · 실습한 서비스